Hoe organiseer je een feest?

25 oktober 2020

Laten we eens kijken naar de voorbereidingen: Wanneer moet je beginnen met de voorbereiding van een feest?

Dat hangt af van de grootte van de partij. Mega raves vereisen een voorbereidingsperiode van een jaar, terwijl kleinere clubevenementen maximaal zes maanden nodig hebben. Spontane privéfeesten of openluchtevenementen kunnen daarentegen in slechts 48 uur worden georganiseerd. Veel van wat er gebeurt vindt plaats in de clubscene. Als je bijvoorbeeld een goede DJ wilt huren, moet je ervoor zorgen dat je je verzoek ruim van tevoren indient en op zoek gaat naar een aantal goedkope vluchten/verbindingen en accommodatie voor wie er komt. Maar voordat je begint, vergeet dan niet om de kosten te berekenen. En doe dat lang voordat je begint met je eerste voorbereidingen.

Wanneer en hoe moet je beginnen met het versturen van uitnodigingen? Wat is te vroeg, wat is te laat?

Een goede vuistregel is om te beginnen met het bevorderen van een evenement 4-8 weken van tevoren. Aan de andere kant proberen sommige organisatoren om een bepaalde aantrekkingskracht en “verrassing factor” te creëren door het maken van een promotie op alle kanalen tot 24 uur voor het evenement. Afhankelijk van de doelgroep zijn er verschillende promotiemethoden die zorgvuldig moeten worden overwogen. Veel organisatoren gebruiken een mix van flyers, posters, advertenties in hete tijdschriften, online nieuwsbrief mailinglijsten en aankondigingen in online portals om hun evenementen te promoten. Een thema en een passend motto voor het feest zijn ook erg belangrijk. Als je evenement plaatsvindt in een nieuwe locatie, moet je ook aanwijzingen geven. Veel organisatoren maken ook gebruik van het volledige scala van sociale netwerk portals zoals Facebook of Twitter.

Wat kan je allemaal nodig hebben voor je feest?

Denk goed na over alles wat je nodig kan hebben voor je feest, want het is veel. Naast entertainment moet je namelijk nadenken over of je je gasten gaat laten zitten en niet, want dan heb je stoelen en/of tafels nodig, Vergeet niet servies, borden, plastic bekers, maar ook toiletpapier! Want toiletpapier kan iemand nog wel eens vergeten te halen aan het einde van de dag, gelukkig kan je deze makkelijk hier bestellen.